Почніть із робочого місця
Аудитори зазвичай ідуть прямо до робочого місця і просять оператора відкрити чинну інструкцію. Потім вони звіряють ревізію на місці з контрольованим джерелом. Саме з цього починається більшість зауважень до контролю документів.
- Чи доступна інструкція на місці використання — не в офісі, не на мережевому диску, а тут?
- Чи збігається ревізія на екрані з чинною ревізією у головному переліку документів?
- Чи може оператор пояснити, звідки він знає, що це чинна ревізія?
Потім покажіть історію ревізій
Наступне питання зазвичай стосується історії. Хто опублікував цю ревізію, коли вона стала актуальною, що замінила, і якщо був відкат, то чому?
- Дата та автор публікації для кожної ревізії — автоматичні мітки часу надійніші за ручні записи
- Статус «замінена» чітко позначений — аудитори мають бачити, що старі ревізії недоступні на місці використання
- Записи про відкат, якщо ревізію було відкликано після публікації — причина та мітка часу мають бути видимі
Якщо ви використовуєте підтвердження ознайомлення, покажіть це чітко
Якщо ви використовуєте режим аудиту, покажіть статус обов'язкового читача: підтверджено, очікує, прострочено і, де потрібно, хто відкрив документ, але ще не підтвердив його. Якщо ж у вас анонімна QR-доставка, будьте готові пояснити, як посилання "Актуальний" та історія ревізій підтримують ваш задокументований спосіб розповсюдження.
- Для режиму аудиту: записи підтверджень по кожному оператору з мітками часу та посиланнями на ревізії
- Для анонімного режиму: задокументуйте метод QR-доставки в QMS і покажіть, що QR-посилання подають поточну ревізію
- Якщо для ревізії задано термін, покажіть, як команда бачить прострочених читачів і як закриває ці відкриті пункти.
Будьте готові говорити про застарілі копії
Аудитори спеціально перевіряють, чи не використовуються застарілі документи. Для паперових систем це означає перевірку підшивок на наявність застарілих сторінок. З доставкою QR під час сканування посилання “Актуальний” чинна ревізія має відображатися негайно, тоді як замінені ревізії залишаються за межами звичайного поточного шляху.
- Замінені ревізії позначені та не подаються через основне QR-посилання
- Паперові копії: покажіть процедуру відкликання та докази збору застарілих копій
- QR-доставка: продемонструйте скануванням коду — аудитор бачить поточну ревізію безпосередньо
Проінформуйте людей, яких запитуватимуть
Розберіть із командою конкретний приклад. Оператор має відсканувати QR, показати на екрані WI-042 Rev C і пояснити, чому він упевнений, що це поточна ревізія.
- Оператори повинні мати можливість без вагань сканувати QR-код і вказувати на маркер версії
- Керівники повинні мати звіт підтверджень напоготові та знати, як його відкрити на екрані
- Менеджер з якості повинен узгодити список контрольованих документів зі списком документів RevQR