Empiece en el puesto
Los auditores suelen ir directos al puesto y pedir al operario que abra la instrucción vigente. Luego comparan la revisión que aparece en planta con la fuente controlada. Ahí empiezan la mayoría de los hallazgos de control documental.
- ¿Está la instrucción disponible en el punto de uso — no en una oficina, no en una unidad compartida, sino aquí?
- ¿La revisión en pantalla coincide con la revisión vigente en la lista maestra de documentos?
- ¿Puede el operario explicar cómo sabe que esa es la revisión vigente?
Luego muestre el historial de revisiones
La siguiente pregunta suele ser el historial. Quién publicó esa revisión, cuándo pasó a ser la vigente, qué sustituyó y, si hubo reversión, por qué ocurrió.
- Fecha de publicación y autor para cada revisión — las marcas de tiempo automáticas son más sólidas que las entradas manuales
- Estado de reemplazada claramente marcado — los auditores deben ver que las revisiones anteriores no son accesibles en el punto de uso
- Registros de reversión si una revisión fue retirada después de publicarse — el motivo y la marca de tiempo deben ser visibles
Si usa confirmación, enséñela limpia
Si usa el modo de auditoría, muestre el estado de los lectores obligatorios: confirmado, pendiente, vencido y, cuando corresponda, quién abrió pero aún no confirmó la lectura. Si usa entrega QR anónima, prepárese para explicar cómo los enlaces a la revisión vigente y el historial de revisiones respaldan su método documentado de distribución.
- Para modo de auditoría: registros de confirmación de lectura por operario con marcas de tiempo y referencias de revisión
- Para modo anónimo: documente el método de entrega QR en su SGC y demuestre que los enlaces QR sirven la revisión vigente
- Seguimiento de fechas límite: muestre cómo se identifican y persiguen los lectores vencidos antes de la siguiente tirada o turno afectados
Prepárese para hablar de copias obsoletas
Los auditores comprueban específicamente que los documentos obsoletos no estén en uso normal. Con papel, eso significa revisar archivadores en busca de hojas viejas. Con QR, al escanear el enlace a la revisión vigente debería verse la revisión actual al instante, mientras las sustituidas quedan fuera del camino normal de uso.
- Las revisiones sustituidas están marcadas y no se entregan a través del enlace QR principal
- Copias en papel: muestre el procedimiento de retiro y evidencia de que las copias desactualizadas fueron recogidas
- Entrega QR: demuéstrelo escaneando el código — el auditor ve la revisión vigente directamente
Prepare a las personas a las que preguntarán
Repase con el equipo un ejemplo concreto. El operario debería poder escanear el QR, señalar en pantalla WI-042 Rev C y explicar por qué confía en que el enlace a la revisión vigente abre la revisión correcta.
- Los operadores deberían poder escanear el QR y señalar el marcador de revisión sin dudarlo.
- Los supervisores deben tener listo el informe de confirmación de lectura y saber cómo mostrarlo en pantalla
- La persona responsable de calidad debería tener conciliada la lista de documentos controlados con la lista de documentos de RevQR